Assurer le pilotage budgétaire d'un projet

• Construire des plannings et des budgets qui transforment les contraintes d'un projet en avantages
• Créer des structures de découpage projet (Work Breakdown Structure / WBS)
• Créer des diagrammes réseau
• Estimer la durée des tâches
• Calculer le chemin critique
• Optimiser le plan projet
• Définir les coûts et les flux de trésorerie associés
•  Répartir efficacement les ressources
• Gérer les imprévus de dernière minute
• Utiliser l'analyse de la valeur acquise (EVA) pour mener à bien un projet.

Les fondamentaux du management des délais et des coûts du projet

Introduction

• Le cycle de vie du projet
• Rôles du chef de projet dans la maîtrise des coûts et des délais
• La vision d'ensemble du projet
• La mission du chef de projet en matière de coûts et de délais
• Les négociations en amont et le rôle du comité de pilotage
• Identification des questions clés relatives au planning
• Détermination du travail inclus dans le périmètre du projet
• Déduction du travail à produire à partir du périmètre et des contraintes d'un projet
• Création de votre organigramme des tâches (structure de découpage projet, WBS)
• Créer un WBS définissant le périmètre d'un projet (exemple)
• Identifier des activités gérables
• Traduire un WBS en liste d'activités
• Spécifications à tenir en compte dans le management des coûts et délais du projet

Les techniques d'estimation

• Les différents niveaux d'estimation
• Estimation globale
• Ordre de grandeur de l'estimation
• Les différentes méthodes d'estimation

La planification des délais du projet

• De l'organigramme des tâches aux étapes du projet
• Décomposition des tâches inhérentes au projet
• Séquencement et planification
• Définition des relations de précédence
• Définition des dépendances
• Estimation des avances et des retards applicables aux activités projet
• Création de diagrammes de Gantt
• Établir la durée et la date de fin du projet
• Représentation graphique de la durée relative des tâches avec un diagramme de Gantt
• Diagramme de Gantt et diagramme de jalons
• Création du diagramme réseau
• Établir un enchaînement de tâches
• Appliquer des diagrammes réseau : AOA, AON
• Utilisation de diagrammes CPM et PERT
• Chemin critique, tâches critiques
• Marges libres et totales
• Compression des délais sur un réseau
• Affecter des dates de début/fin au plus tôt

Planifier les coûts du projet

• L'identification des coûts contrôlables
• Estimation de la durée des activités
• Distinguer la durée et l'utilisation des ressources
• Tenir compte de la productivité pour déterminer la durée réelle
• Identification du pool de ressources du projet
• Détermination des besoins de ressources
• Organigramme des ressources
• Vers un planning réaliste
• Attribution efficace des ressources
• Répondre aux contraintes en matière de ressources
• Établir un planning de référence
• Attribution des ressources en équipement et matériels
• Attribution des ressources matérielles
• Coûts directs et coûts indirects
• Estimation du budget
• Optimiser les ressources disponibles
• Coûts, marges et sécurités

Gérer les risques du projet

• Prendre en compte les risques
• Identifier les principaux risques
• Définir les stratégies de réponse
• Prévoir les budgets et le temps consacré aux risques
• Définir la provision pour risques et aléas
• Surveiller les risques et préserver la provision

Maîtriser les délais dans le projet

• Le compromis coût-délais
• Gérer les réserves
• Intégrer les imprévus et gérer les modifications
• Identifier les sources de modification
• Mettre à jour le planning
• Communiquer sur les modifications

Maîtriser les coûts des projets

• L'avancement physique pour anticiper les dérives
• Évaluer le reste à engager et le coût du projet à l'achèvement (BAC)
• Calculer le coût au budget du travail effectué (valeur acquise), le coût au budget du travail prévu, et le coût réel du travail effectué
• Calculer l'écart coût et l'écart délai et déterminer les ratios de productivité
• Gérer les modifications et réviser le budget initial

Mettre en place un système cohérent de tableaux de bord

• Identifier l'information à communiquer et appliquer les règles de mise en forme des tableaux de bord
• Exemples pratiques de tableaux de bord : pour l'équipe projet, pour la direction générale
• L'application des techniques d'analyse de la valeur
• Mettre en oeuvre les techniques de créativité pour trouver des solutions moins chères
• Evaluation de l'ensemble du projet

L'avancement du projet

• Analyse des dérives
• L'audit de projet
• La clôture du projet : contrôle des coûts et délais
• La livraison du projet
• Contrôler l'avancement du projet
• Maitriser les outils de suivi de projet (délais)
• Analyser les « dérives » au projet
• Mettre en place des tableaux de suivi des coûts, des délais et de contrôle
• Suivre, maîtriser et agir sur les coûts, les risques et délais
• Analyse des tableaux et des écarts
• Apporter des mesures de correction
• Prévenir les risques et agir sur les coûts et les délais
• Respecter les délais
• Établir des procédures pour suivre et contrôler le planning
• Procédures pour maintenir et réajuster les délais du projet
• Évaluer les délais par rapport aux indicateurs de performance de référence
• Définir la fréquence et les sources des rapports d'activité
• Mise à jour et maintien du plan
• Obtenir le rapport d'activité de la part des porteurs des activités
• Enregistrer les durées réelles
• Mise à jour des délais du projet et du pool de ressources
• Communication avec les parties prenantes
• Identification des besoins
• Liens entre les informations projet et les besoins en reporting de l'entreprise
• Mise en adéquation des besoins de contrôle du projet et des réajustements de la planification du projet
• Générer des rapports de planification
• Établir des rapports de projets standards
• Rapport du statut de projet en utilisant EVA, les jalons et le chemin critique
• Établir des rapports ad hoc
• Mesure et amélioration des performances
• Faire l'analyse de la valeur acquise (EVA)
• Déterminer la variance entre valeurs réelles et valeurs attendues
• Calculer la cohérence de la planification
• Prévoir l'impact du chemin critique et la durée du projet
• Gestion des changements
• Utiliser efficacement la parallélisation des tâches et le renfort de ressources
• Création de plans alternatifs pour déterminer la faisabilité des changements proposés
• Utiliser les retours d'information et capitaliser
• Bilans et leçons apprises